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Airbus est un pionnier international de l'industrie aérospatiale. Nous sommes un leader dans la conception, la fabrication et la livraison de produits, services et solutions aérospatiaux à des clients à l'échelle mondiale. Nous visons un monde mieux connecté, plus sûr et plus prospère.

Constructeur d'avions commerciaux, avec des divisions Espace et Défense ainsi que des Hélicoptères, Airbus est la plus grande entreprise aéronautique et spatiale en Europe et un leader mondial.

Chez Airbus Canada, nos collaborateurs travaillent ensemble à faire évoluer la mobilité partout dans le monde, une inspiration après l'autre. Si vous avez une bonne idée, nous avons l'environnement pour qu'elle devienne un produit unique ou une expérience client exceptionnelle. Vos aspirations sont notre énergie.

Dans vos fonctions, vous serez appelé à :

Expérience client

• Gérer la logistique des besoins clients sur site lors de la livraison : transport, hôtels, restaurants etc. ;
• Développer et entretenir des relations avec tous les fournisseurs: négocier les tarifs et les services offerts aux clients ;
• Gérer les problèmes d'immigration et de VISA pour les clients étrangers ;
• Fournir des lettres d'invitation pour faciliter les demandes de VISA des clients ;
• Gérer la sécurité sur le site (demandes de badges, approbations, base de données, etc.) et assurer la liaison avec l'équipe de sécurité ;
• Assurer la préparation de l'arrivée des clients : présentations, bureaux, accès wifi, besoins informatiques ;
• Aider à l'aide à la relocalisation avant l'arrivée si nécessaire (contacts de l'agence immobilière, écoles pour enfants, etc.) ;
• Fournir aux clients des informations locales pertinentes adaptées à leurs préférences ;
• Coordonner les vols de convoyage; catering, etc.
• Fournir un service de type concierge aux clients et assurer le suivi des préférences ;
• Organiser tous les événements spéciaux ou demandes du centre de livraison.

Gestion des installations

• Placer et suivre tous les appels de maintenance pour les réparations et la propreté des centres de livraison ;
• Superviser le bon fonctionnement des équipements informatiques, des photocopieurs/imprimantes ;
• Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau et des équipements de sécurité et passer les commandes ;
• Aider à l'intégration des nouveaux employés pour les besoins d'équipement et d'accès ;
• S'assurer que l'inventaire du centre de livraison de café, de boissons et de collations pour les clients est approvisionné et passer des commandes au besoin ;
• Entretenir la camionnette du client.

Soutien administratif

• Participer à la préparation du budget annuel et soutenir l'équipe de direction en produisant des rapports financiers pour saisir les frais de livraison et autres dépenses facturées au centre de livraison ;
• Suivre et allouer toutes les dépenses liées à l'expérience client par livraison et les faire correspondre aux rapports de sous-titrage des finances ;
• Émettre les demandes d'achat pour paiement et s'assurer que la facturation est alignée sur les services rendus ;
• Approuver, suivre et allouer toutes les demandes de bons de commande dans SAP ;
• Aider à prévoir les charges à payer et les dépenses des clients ;
• Maintenir et mettre à jour les documents de référence clients existants tels que les listes de restaurants, d'activités et d'hôtels, etc. ;
• Assurer le suivi des expéditions et assurer la liaison avec le transport pour les besoins des clients ;
• Commander des articles promotionnels, tenir à jour l'inventaire et la base de données des cadeaux clients ;
• Toutes les tâches connexes requises.

En tant que candidat idéal :

• Vous avez une solide approche axée sur le client et avez des compétences en matière de travail d'équipe, de leadership, de communication et de relations interpersonnelles ;
• Vous avez un certificat en Office Management ou une expérience équivalente ;
• Vous maîtrisez l'anglais et le français ;
• Vous avez de l'expérience avec des clients internationaux ;
• Vous avez une connaissance de l'industrie de l'aviation d'affaires (un atout) ;
• Vous avez la capacité de gérer efficacement votre temps et vos priorités ;
• Vous faites preuve d'initiative, d'innovation et êtes capable de travailler de manière autonome ;
• Vous avez d'excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Vous avez la capacité de travailler sous pression ;
• Vous êtes à l'aise avec les outils logiciels, notamment MS Office, Google Suite et SAP.

Veuillez télécharger votre curriculum vitae en français et en anglais.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

Airbus Canada souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leurs candidatures.

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Airbus is an international pioneer in the aerospace industry. We are a leader in the design, manufacture and delivery of aerospace products, services and solutions to customers worldwide. We aim for a better connected, safer and more prosperous world.

Manufacturer of commercial aircraft, with Space and Defense divisions as well as Helicopters, Airbus is the largest aeronautics and Space Company in Europe and a world leader.

At Airbus Canada, our people work together to make mobility evolve around the world, one good idea after another. If you have a great idea, we have the environment for it to become a unique product or a great customer experience. Your ideas are our energy.

In your duties, you will be called upon to :

Customer Experience

• Manage logistics for customer requirements on-site during delivery: transportation, catering, hotels, restaurants etc.;
• Develop and maintain relationships with all customer requirement suppliers, negotiate rates and services;
• Manage immigration & VISA issues for foreign customers;
• Provide invitation letters to ease customer VISA applications;
• Manage on-site security (badge requests, approvals, database etc.) and liaise with security team;
• Ensure customer arrival preparation: presentations, offices, wifi access, IT needs;
• Assist with relocation support before arrival if needed (estate agency contacts, schools for children etc.);
• Provide pertinent local information to customers tailored to their preferences;
• Coordinate ferry flight provisions for meals and supplies with the customer;
• Provide concierge style service to customers and ensure tracking of preferences;
• Organize all Delivery Center special events or requests.

Facility Management

• Place and follow up on all maintenance calls for facility repairs and cleanliness;
• Oversee proper functioning of IT equipment, photocopier/printing machines;
• Maintain office supply and security equipment inventory and place orders;
• Assist in the onboarding of new employees for equipment and access needs;
• Ensure Delivery Center inventory of coffee, beverages and snacks for customers is stocked and place orders when needed;
• Maintain customer van.

Administrative and financial support

• Participate in annual budget preparation, and support the management team by producing financial reports to capture delivery fees and other expenses charged to the Delivery Center;
• Track and allocate all Customer Experience expenses per delivery and match with caption reports from Finance;
• Issue purchase requests for payment and ensure invoicing is aligned with services rendered;
• Approve, track and allocate all purchase order requests in SAP;
• Assist in forecasting accruals and customer spending;
• Maintain and update existing customer reference documents such as restaurants, activities and hotel listings etc.;
• Follow up on shipping and liaise with transport for customer needs;
• Order promotional items, keep inventory and client gifting database updated;
• All related tasks required.

As the ideal candidate:

• You have a strong, customer focused approach and have proven teamwork, leadership, communication and interpersonal skills;
• You have a certificate in Office Management or equivalent experience;
• You have a minimum of 5 years relevant experience;
• You are fluent in English and French;
• You have experience dealing with international customers;
• You have knowledge of the business aviation industry (an asset);
• You have the ability to manage your time and priorities efficiently;
• You take initiative, are innovative and are able to work autonomously;
• You have excellent oral and written communication skills;
• You have the ability to work under pressure;
• You are comfortable with software tools including MS Office, Google Suite and SAP.

Please upload your resume in French and English.

The use of the masculine gender has been adopted for ease of reading and has no discriminatory intent.

Airbus Canada subscribes to the principle of employment equity and encourages women, aboriginals, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

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At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.