• Job Description

  Req#: R-19233

  Nous recherchons notre Assistant accueil F/H pour rejoindre notre école, située à Rennes, dans le cadre d’un CDD de 4 mois , à pourvoir dès début décembre 2024.

  Vos missions :

  1/ Accueil :

  • Gérer le standard téléphonique (réception des appels, réponses sur un 1er niveau d'information, transfert des appels vers les services concernés, relève et traitement des messages vocaux etc.)
  • Accueillir les visiteurs et les étudiants/ salariés en formation et personnel de l'Ecole et réorienter si nécessaire vers les services concernés
  • Veiller au suivi du matériel pédagogique (prêt de matériel vidéo contre caution, gestion des multiprises, emprunt de chargeur, etc.)
  • Gérer le courrier postal (affranchissement, envoi du courrier, relations avec les services postaux), le distribuer aux personnes concernées et veiller sur les équipements dédiés
  • Gérer le courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse ...)
  • Afficher les informations de l’école sur les tableaux et signalétiques concernés
  • Aider au rayonnement, à la notoriété et à l’image de l’établissement auprès des partenaires, acteurs économiques, et d’une manière générale auprès des tiers

  2/ Gestion et suivi des absences de nos étudiants

  • Editer les feuilles d’émargement quotidiennes et les mettre à disposition des enseignants
  • Vérifier les absences quotidiennes dans notre logiciel de gestion pour s’assurer de leur recevabilité
  • Signaler les éléments nécessaires aux équipes de la scolarité (absences injustifiées, incidents, …)
  • Réaliser un reporting aux services de la scolarité et aux conseillers en formation

  3/ Tenue des locaux

  • Réaliser les demandes d’intervention nécessaires en cas d’urgence (porte du bâtiment bloquée, sanitaires bouchés, etc.) et remonter tous les incidents à l’Office manager
  • Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage, d’entretien et réparation des locaux
  • Veiller à la tenue des différents registres (registre de sécurité, registre des visiteurs extérieurs) et à l’identification des visiteurs extérieurs
  • Participer à la mise en place logistique de certains évènements (préparation des salles d’examen, gestion des repas lors des réunions d’équipe, accueil des entreprises extérieures, etc.)

  4/ Reporting

  • Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données
  • Respecter les procédures internes et participer activement à toute démarche d'amélioration de la qualité
  • Réaliser les reporting demandés par la direction ou le responsable de service

  Profil recherché :

  Titulaire d’un Bac + 2, de formation Gestion de la PME par exemple, vous avez une première expérience sur un poste similaire.

  Compétences recherchées :

  • Avoir une bonne expression orale et écrite
  • Maitriser Word et Excel et être à l’aise sur les outils numériques (ex : Canva)

  Qualités personnelles :

  • Avoir un très grand sens du service
  • Être disponible pour s’adapter à toute situation
  • Être organisé.e pour savoir gérer son temps et ses priorités
  • Être proactif pour débloquer rapidement chaque situation rencontrée

  Salaire : 22 200€ fixe brut annuel

  Localisation : RENNES

  Horaires : 35 heures semaine

  Avantages : Mutuelle, Ticket Restaurant, 50% Transport, Prime mobilité douce

• About the company

  Galileo Global Education is an international post-secondary education group, focused on providing students with access to higher education in the fields of applied arts, design, communication and management.

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