FUNCIONES PRINCIPALES:
• Supervisa y reporta sobre actividades y recursos requeridos para asegurar eficiencia en costos y entrega de servicios de calidad desde las funciones de apoyo administrativo, incluyendo área de recepción y equipo de limpieza.
• Asegura que sistemas administrativos, procesos y políticas estén en línea con estándares de la agencia y de donantes y con las regulaciones legales locales. Recomendar cambios en las prácticas actuales de la oficina y coordinar revisión de sistemas, políticas y procedimientos para contribuir a la excelencia operativa.
• Supervisar el uso eficiente y la gestión de activos y de instalaciones alquiladas de CRS en Ciudad de Guatemala. Asegurar sistemas que cumplan a cabalidad los requisitos de adquisición de suministros de oficina y gestión de activos. Organizar, dar seguimiento, controlar y reportar los bienes de inventario y activos fijos.
• Involucrarse¬ con interesados externos relevantes (funcionarios gubernamentales, arrendadores, proveedores de servicios, etc.) en asuntos administrativos asignados y ayudar a asegurar que las autorizaciones y documentos requeridos estén al día.
• Ayudar a asegurar a que el personal tenga acceso a información relevante, capacitación y materiales y equipo de seguridad para asegurar un ambiente laboral seguro y fiable, identificando y resolviendo problemas.
• Revisa las recepciones realizadas en el sistema Insight y realiza el bloque de pago y dar seguimiento para la realización de las recepciones de bienes/servicios.
• Brindar apoyo durante de eventos, incluidas las visitas de delegaciones, las formaciones y los talleres.
• Cuando es requerido realiza y/o participa en los “due dilligence” a los proveedores de bienes y/o servicios, además de realizar verificaciones en sistema de proveedores.
• Es responsable de la administración de los teléfonos celulares que CRS/GT contrata para uso oficial del personal, lo cual incluye: recepción de estos una vez que han sido adquiridos por el departamento de compras y asignación al personal correspondiente con su respectiva tarjeta de responsabilidad. Mantiene un pequeño stock de celulares para asignación a personal visitante y hace seguimiento cuando ocurre algún incidente relacionado con un celular.
• Dirigir y supervisar efectivamente a talento administrativo. Dirigir dinámicas de equipo y bienestar del personal. Brindar coaching, diseñar planes individuales de desarrollo y completar gestión de talento para subalternos directos. Controlar y evaluar desempeño para asegurar capacidad para apoyo exitoso de programación de alta calidad.
• Realiza en coordinación con los Gerentes de Proyecto la asignación de espacios físicos dentro de la(s) oficina(s) a su cargo. Elabora el reporte respectivo de metros cuadrados asignados a cada proyecto.
• Realiza cartas de donación de equipo que se encuentre en las oficinas de Ciudad de Guatemala y Zacapa.
• Da seguimiento para la realización de las recepciones de bienes/servicios.

Antecedentes, Experiencia y Requisitos Típicos:
Educación y Experiencia

• Título universitario en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Humanidades o carrera afín.
• Mínimo dos años de experiencia laboral en funciones de apoyo administrativo, con responsabilidades cada vez mayores. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Experiencia previa en supervisión de personal
• Experiencia previa en “atención al cliente” y con orientación de servicio.
• Experiencia previa en el manejo de procesos administrativos.
• Experiencia y habilidades de paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información.

Habilidades Personales
• Alta orientación al servicio al cliente y para trabajar en equipo.
• Habilidad de organización, priorización, y manejo de detalles.
• Proactividad y con capacidad para trabajar independientemente de acuerdo con objetivos, de forma remota y con poca supervisión.
• Conducta ética y capacidad en el manejo de información confidencial.
• Inteligencia emocional, madurez emocional y asertividad.
• Habilidad de comunicación oral y escrita.
• Habilidad para trabajar bajo presión.

Lengua Extranjera Requerida/Deseada Inglés avanzado

Disponibilidad para viajar: 20%

Relaciones Laborales Clave:

Interno: Encargado de vehículos, Unidad de Adquisiciones, Gerentes y Coordinadores de Proyecto, y todo el personal en general.

Externo: Socios, proveedores, propietarios de inmuebles.

Competencias Institucionales (para todo el Personal de CRS):
Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.
• Relaciones de Confianza
• Crecimiento Profesional
• Sociedad
• Responsabilidad

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.

Qualifications

Basic Qualifications

• Bachelor's Degree in Business Administration or other relevant field. Master's Degree would be a plus.
• Minimum of 5 years work experience in administrative support functions, with increasing responsibility. Office management experience a plus. Experience with an NGO a plus

Knowledge, Skills and Abilities

• Very good planning, organizational and time management skills
• Ability to make sound judgment and good decisions
• Strong customer service orientation with very good communication and interpersonal skills
• Ethical conduct and ability to maintain confidentiality
• Proactive, resourceful, solutions-oriented and results-oriented

Preferred Qualifications

• Procurement experience a plus.
• Staff management experience and abilities that are conducive to a learning environment a plus.
• Proficient in MS Office package (Excel, Word, PowerPoint, Visio) and information management systems.

Agency-wide Competencies (for all CRS Staff)

These are rooted in the mission, values, and guiding principles of CRS and used by each staff member to fulfill his or her responsibilities and achieve the desired results.

• Integrity
• Continuous Improvement & Innovation
• Builds Relationships
• Develops Talent
• Strategic Mindset
• Accountability & Stewardship

***Our Catholic identity is at the heart of our mission and operations. Catholic Relief Services carries out the commitment of the Bishops of the United States to assist the poor and vulnerable overseas. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need.

Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.

Note: All positions requiring residence or frequent travel outside their home country must undergo and clear a pre-employment medical examination.

CRS' talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

CRS is an Equal Opportunity Employer