• Job Description

  Req#: JR16020

  Accelerate your success at Colliers.

  Why Colliers?

  As one of Canada’s leading commercial real estate services firms, we are driven by our mission to accelerate success for our people, clients, and communities.

  A career at Colliers gives you the opportunity to make an impact, advance your career, and collaborate with top-tier talent. Don’t just take our word for it – we’ve been recognized as a top employer on a number of prestigious lists, including Best Workplaces in Canada, Best Workplaces for Women, Best Workplaces with Most Trusted Executive Teams, among others.

  Ce poste est pour un(e) coordonnateur(trice) du portefeuille et de la location pour notre bureau de Montréal.

  Dans ce rôle :
  Vous êtes très organisé(e) et avez un grand souci du détail, assurant un haut niveau de qualité dans tout ce que vous faites. Vous adoptez une attitude centrée sur le client et orientée vers le service ; vous vous épanouissez dans un environnement rapide, axé sur les délais. Flexible, vous appréciez la diversité dans votre travail et vous vous épanouissez dans un environnement où aucune journée ne se ressemble. Vous aimez apprendre, collaborer et échanger des idées avec les autres afin d’obtenir des résultats remarquables.

  Le candidat retenu jouera un rôle clé dans le succès global de l’équipe grâce à son rôle administratif et de soutien à la clientèle. Il/elle contribuera à offrir un service client exemplaire et à gérer les processus de l’équipe pour respecter les délais critiques. Ainsi que

  Responsabilités :

  • Soutenir le vice-président REMS pour la région du Québec et collaborer avec les équipes de location, de comptabilité, de gestion immobilière et de gestion de projets.

  • Coordonner avec les agents de location pour structurer, documenter et présenter les transactions, commander les rapports de crédit à la consommation et maintenir les rapports de suivi des commissions.

  • Recueillir les informations de reporting auprès des équipes de location, de gestion immobilière, de comptabilité, de gestion de projets et d’autres sources sur une base hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle et annuelle (financières et non financières) selon les besoins du VP REMS – Québec.

  • Préparer les modèles de rapports et les formats requis dans Excel et Word.

  • Compiler les rapports par propriété, région et client selon les besoins.

  • Sous supervision, superviser la préparation des présentations et d’autres documents nécessaires pour les réunions d’équipe et les propositions clients.

  • Traiter les baux exécutés et les documents relatifs à la location, recueillir la documentation pertinente liée aux dossiers d’approbation des ententes, y compris aider à formuler des recommandations.

  • Analyser, rapporter et recommander des opportunités d’affaires potentielles en analysant les stratégies de marché, les exigences des ententes, leur potentiel et les aspects financiers, en évaluant les options et en résolvant les priorités internes.

  • Soutenir l’équipe dans l’élaboration des budgets annuels de location et les efforts de révision des prévisions.

  • Gérer le programme/processus de location.

  Profil recherché :

  • Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’immobilier commercial.

  • Capacité à offrir un excellent service client à tous les niveaux de l’organisation ainsi qu’aux partenaires externes, avec de solides compétences interpersonnelles et en leadership.

  • Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, capacité démontrée à travailler de manière autonome et en équipe.

  • Haut niveau de professionnalisme et excellentes compétences interpersonnelles.

  • Excellentes compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit.

  • Capacité à effectuer des tâches administratives selon les besoins.

  • Expérience dans la création de processus pertinents au rôle, ainsi qu’une capacité d’adaptation à différents logiciels spécifiques aux clients.

  • Un permis de courtier immobilier est considéré comme un atout.

  • Une expérience avec Yardi est considérée comme un atout.

  • Connaissance et compréhension de la documentation immobilière, notamment les offres de location et les lettres d’intention pour les espaces de bureaux et industriels.

  • Compréhension de base de l’analyse financière, y compris les concepts de flux de trésorerie et de valeur actualisée.

  • Solides compétences en planification et en organisation, avec une capacité marquée à prioriser les tâches pour les mener à bien.

  • Proactif(ve), axé(e) sur les solutions et doté(e) d’un bon suivi.

  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

  • Capacité démontrée à apprendre de nouveaux systèmes.

  • Grand sens de l’initiative, autonomie et solide éthique de travail.

  • Précision dans la saisie de données et grand souci du détail.

  • Capacité à gérer, prioriser et mener à bien plusieurs tâches dans des délais serrés.

  En Anglais

  This position is for a Portfolio and Leasing Coordinator for our Montreal office.

  In this role

  Highly organized and have a keen eye for details, ensuring a high standard of quality in everything you do. You bring a client-centric and service-oriented attitude, thriving in a deadline-driven and fast-paced environment. You’re flexible and enjoy variety in your work, flourishing in an environment where no two days are the same. You enjoy learning, collaborating, and exchanging ideas with others to achieve remarkable results.

  The successful candidate will become a key player in the overall team’s success through your administrative and client supporting role. The candidate will be involved in ensuring exemplary client service and managing the team’s processes in order to meet critical deadlines, as well as;

  • Support VP REMS Quebec region and collaborate with leasing, accounting, property management and project management teams.

  • Coordinate with leasing agents to structure, document and present transactions, order consumer credit reports and maintain commission tracker reports.

  • Collect reporting information from leasing, property management, accounting and project management teams and other sources on a weekly, bi-weekly, monthly, quarterly and annual basis (financial and non-financial) as required by VP of REMS Quebec Region.

  • Prepare report templates and formats as required in Excel and Word formats.

  • Compile reports by property, region and Client as required.

  • With direction, oversee the preparation of presentations and other documents needed for team meetings and client proposals.

  • Support the team in annual leasing budgets and reforecasting efforts.

  • Manage the leasing program/process.

  • You will process executed lease and leasing-related paperwork and collect pertinent documentation relevant to deal approval packages, including assisting in formulating deal recommendations.

  What you’ll bring

  • A minimum of 3-5 years of related experience in the commercial real estate industry.

  • Ability to deliver excellent customer service to all levels of the organization and with external partners as well as strong leadership and interpersonal skills.

  • Possess strong organizational and time management skills with a demonstrated ability to work both independently and within a team environment.

  • Exhibit a high level of professionalism and excellent interpersonal skills.

  • Excellent communication skills, both oral and written.

  • Perform administrative tasks as required

  • Real estate license is considered an asset.

  • Yardi experience would be an asset.

  • Understanding and working knowledge of real estate documentation, including offers to lease and letters of intent for office and industrial properties

  • You have strong planning and organizational skills and are highly effective at prioritizing tasks to see them through to completion.

  • Proactive, Solution-oriented and with good follow-through.

  • Strong customer service skills and strong verbal and written communication skills.

  • Must have computer proficiency in Word, Excel, Outlook and PowerPoint.

  • Exhibits high level of initiative, self-starter and strong work ethic.

  • Demonstrated accuracy in inputting data and high attention to detail.

  • Ability to complete, prioritize, and handle multiple tasks under time-sensitive deadlines.

  • Experience in creating processes relevant to the role, along with adapting to a variety of client-specific software.

  #LI-KR1

  #Hybrid

  What we offer:

  Innovative projects: Work on cutting-edge initiatives that shape our communities, drive our growth, and make a tangible impact.

  Career growth: Advance your career and achieve your goals with industry-leading training and development programs.

  Competitive benefits & compensation: Enjoy a comprehensive and flexible benefits package along with competitive compensation that rewards your contributions and supports your well-being.

  Collaborative culture: Join our enterprising team where innovation thrives, collaboration is key, and our people are empowered to be their authentic selves and do their best work.

  Diversity, Equity & Inclusion: Our robust North American Diversity & Inclusion Program features eight Employee Resource Groups (ERGs), where you can connect, learn, and contribute to a diverse and supportive community. Learn more: https://www.collierscanada.com/en-ca/careers/diversity-and-inclusion

  Global network : Join a global team of 23,000 professionals across 70 countries, where you'll expand your network and learn from experts in a dynamic international community. Accelerate your career and enhance your expertise as you connect and collaborate with top talent around the world.

  Applicants must be currently authorized to work in Canada on a full-time basis. The employer will not sponsor applicants for work visas.

  Direct applicants only please, no agencies.

  Colliers is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. Colliers encourages applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' disability-related needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation to participate in the recruitment process, please contact the recruitment team by email at careers@colliers.com .

• About the company

  Colliers is a Canada-based diversified professional services and investment management company with approximately 15,000 employees in more than 400 offices in 68 countries.

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