RESUMEN DEL PUESTO:

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Proporcionará un servicio consistente, de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a la realización de programas de alta calidad. Representa nuestra imagen, carta de presentación y el enlace entre el personal de CRS y nuestros socios, donantes, proveedores y toda aquella persona que tenga relación con nuestra organización.

FUNCIONES PRINCIPALES:

• Atender al público en general, visitantes, socios, proveedores, colegas, personal de CRS en referencia a asuntos de recepción.
• Atender a las llamadas telefónicas internas y externas a través de la operación de la planta telefónica y celular institucional, transferencia de llamadas, digitación de llamadas internacionales, recepción y entrega de mensajes.
• Recepción, clasificación y distribución de la correspondencia después de haberla escaneado (incluyendo facturas físicas, documentos, vales de hospedaje, agendas, listado de participantes).
• Preparar borradores de cartas cuando se le soliciten.
• Realiza arreglos de viaje y logísticos para personal de operaciones y visitantes. (p.ej. solicitud de celular, chip, transporte, requisiciones de hospedaje)
• Actualiza de manera permanente los listados de contactos (directorios) de CRS, incluyendo los datos del personal nacional, internacional, mantiene informado al personal de los cambios en los mismos mensualmente.
• Administrar el uso de los salones de reuniones de CRS, avisando a Mantenimiento sobre café o agua, así como cancelando reservas o ayudando al personal por algún inconveniente.
• Envíos de paquetes de Courier (DHL y Cargo Expreso) para envíos internacionales y dentro de la república.
• Está a cargo de Recepción de Oficina Guatemala.
• Apoyar a otras áreas de Operaciones (como Finanzas y Recursos Humanos) cuando se le requiere
• Control de insumos como: resmas de papel, tóner, café, artículos de cocina y aseo de los baños y limpieza en general. Control de stickers de parqueo y solicitud de estos.
• Elabora e ingresa requisiciones en Insight de operaciones o programas GT, cuando se le soliciten.
• Recibe los bienes en recepción, los almacena y notifica de la recepción, a través de los canales establecidos.

Antecedentes, Experiencia y Requisitos Típicos:

Educación y Experiencia

• Título a nivel diversificado de secretaria bilingüe. Una ventaja estar cursando carrera universitaria en Administración o carrera afín.
• Experiencia de dos años en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial, manejar sistemas de SAP o bien experiencia en un sistema contable.
• Experiencia previa en “atención al cliente”.
• Experiencia previa en procesos administrativos (preferible).
  • Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.

Habilidades Personales

• Fuerte orientación al servicioal cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientadoa soluciones y a resultados.
• Alta habilidad de organización, priorización y manejode detalles.
• Madurez emocional y asertividad
• Alta capacidad en el manejo de información confidencial

Lengua Extranjera Requerida/Deseada Inglés intermedio

Disponibilidad para viajar: N/A Relaciones Laborales Clave:

Internas: Especialista de Administración, Asistentes de Programas, Asistentes de Administración y de los otros departamentos, colegas de CRS.

Externas: Socios, proveedores, donantes y entidades afines no gubernamentales.

Competencias Institucionales (paratodo el Personalde CRS):

Estas están arraigadas en la visión,valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.

• Integridad
• Construcción de Relaciones
• Mejora e innovaciones constantes
• Rendición de cuentas y mayordomía
• Desarrolla talento
• Mentalidad estratégica

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejannuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.

Empleador con Igualdad de Oportunidades

Director de Programa Empleado

Fecha Fecha

Qualifications

Basic Qualifications

• High School diploma required. Professional diploma/Certificate or courses in Administration preferred.
• Two years’ experience working in an office environment in a clerical or administrative role. Experience with a local or international NGO a plus.
• Additional education may substitute for some experience.

Agency-wide Competencies (for all CRS Staff)

These are rooted in the mission, values, and guiding principles of CRS and used by each staff member to fulfill his or her responsibilities and achieve the desired results.

• Integrity
• Continuous Improvement & Innovation
• Builds Relationships
• Develops Talent
• Strategic Mindset
• Accountability & Stewardship

***Our Catholic identity is at the heart of our mission and operations. Catholic Relief Services carries out the commitment of the Bishops of the United States to assist the poor and vulnerable overseas. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need.

Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.

Note: All positions requiring residence or frequent travel outside their home country must undergo and clear a pre-employment medical examination.

CRS' talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

CRS is an Equal Opportunity Employer