• Job Description

  Req#: 108943
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  Gallup is looking for an Administrative Assistant with strong attention to detail and excellent organisational skills, to support the ever-growing business in our Japanese region. This individual must have an exceptional telephone personality with clear and sophisticated communication. In addition, this person should be an organised self-starter who is able to take on a range of tasks, from project administration and the scheduling of calls, to acting as a technical moderator for virtual meetings as well as printing and organising materials / translations for client trainings. Flexibility of working hours will be required to meet business and client requirements; this will include working some public holidays on a rota basis with other team members.

  This is a diverse and varied role that would suit someone with an agile mindset, who can adapt quickly to the changing priorities. Previous international exposure would be helpful as you would be working with team members from around the globe.

  Please note that you would be required to work from the office on a full-time basis.

  What you will be doing:

  • Answering phone enquiries
  • Office Administration
  • Checking the quality and translation of course materials and ensuring they are shipped to participants within a timely manner
  • Administrative support for the local business and sub-contractors, this includes assisting with presentations as well as printing materials
  • Scheduling of coaching calls
  • Client communication – being a point of contact when needed
  • Ad hoc projects as required

  What you need:

  • Sophisticated telephone skills and excellent attention to detail
  • Previous administrative support experience preferred
  • Full proficiency in Microsoft® Outlook®, Word®, PowerPoint® and Excel®
  • Hands-on team, flexible player who can orchestrate all necessary support functions and adapt as needed to ensure that the work is done in a timely manner
  • Previous international exposure is an asset
  • Full native fluency in Japanese and a strong level of English
  • You must be authorized to work in Japan on a full-time basis

  What we offer:

  We create exceptional workplaces, starting with our own. We focus on developing your strengths — what you do right, rather than what you do wrong — and helping you be engaged at work. When you work at Gallup, you’ll benefit from:

  • A strengths-based, engagement-focused and performance-oriented culture ­
  • A flexible, diverse and inclusive workplace culture that is committed to fostering belonging and wellbeing
    
  • World-class managers who support, develop, empower and engage you
  • Ongoing learning and development opportunities and purposeful career growth tailored to your unique talents
  • Mission-driven work that changes the lives of people around the world
  • A robust benefits package

  And the perks don’t stop there. Learn more about life at Gallup.

  Gallup is an equal opportunity/affirmative action employer that celebrates, supports and promotes diversity and inclusion. We will consider all qualified applicants without regard to race, colour, religion, sex, national origin, disability, sexual orientation or gender identity, or any other legally protected basis, in accordance with applicable law. #LI-DNI

  Agencies: we are not partnering with agencies for this role nor accepting unsolicited resumes and will not be responsible for any fees or expenses related to such unsolicited resumes and/or applicants.

  Gallupは成長続いている日本オフィスを支援する細部までこだわり、高オーガナイズスキルのアドミンアシスタントを募集しています。明確なコミュニケーションスキルがあり、優れた電話対応ができる方。更に、プロジェクトアドミニストレーション、コールのスケジューリング、オンラインミーティングのモデレーターやクライアントミーティング資料の印刷・整理・翻訳など様々なタスクを実施ができ、自分から行動を起こせるオーガナイズ力が高い方を探しています。

  ビジネスとクライアントニーズに応じて勤務時間の柔軟性が必要になります（他チームメンバーと交換性により祝日に出勤含めて）。

  こちらは多様なポジションはアジャイル考え方を持ち、プライオリティの変更が多数に合わせられる方に向いています。多国のメンバーとコラ

  ボレーションをするため、インターナショナルな環境での勤務経験を活かせます。

  オンサイトのポジションになるので、ご了承ください。

  ＜お仕事内容＞

  • 電話対応
  • 事務業務
  • コース資料の翻訳クオリティ確認、コース参加者へのマテリアル発送の手配
  • ローカルビジネスとサブコントラクターのアドミンサポート（プレゼンテーション支援や資料印刷など）
  • コーチングコールのスケジューリング
  • クライアントとコミュニケーション
  • 必要に応じて特別即興なプロジェクトの支援
    

  ＜応募必要条件＞

  • 優れた電話対応能力であり、細部までこだわる方
  • アドミン業務の経験が望ましい
  • Microsoft® Outlook®, Word®, PowerPoint® and Excel®を使いこなせる方
  • 柔軟性なチームプレーヤーであり、タスクがタイムライン通りに達成できるようにサポートできる方
  • インターナショナルな環境での勤務経験があれば尚可
  • 日本語ネイティブレベル、英語は上級レベルの方
  • 日本でのフルタイム勤務が可能な方（現在当社ではスポンサーシップは行っていません）

  ＜待遇・その他＞

  ギャラップでは優れた職場創造を、まずは自社から着手しています。私たちはあなたの強みを育てることに重点を置きます — あなたが「間違ってしまった事」ではなく「うまく行える事」に注力します。 — そしてあなたが職場でエンゲージするのを支援します。ギャラップで働く際には、以下の利点があります:
  

  • ストレングズベース、エンゲージメント重視、パフォーマンス重視の企業文化
  • オンサイトと在宅の両方で働ける柔軟なハイブリッド労働環境；マネージャーと協力し、あなたとチームに最適な労働環境を構築
  • 多様性とお互いを認め合う職場環境で、帰属感とウェルビーイングを育む文化
  • あなたをサポートし、的確なポジションに配し、権限を与え、エンゲージさせる術を熟知したワールドクラスのマネージャーと組んで進められる仕事
  • 一人ひとりに合った継続的な学習と能力開発の機会
  • 充実した福利厚生パッケージ

  ギャラップ社は、多様性と包括性を尊重し、サポートし、促進する機会均等・アファーマティブアクション雇用主です。当社は、適用される法律に従い、人種、肌の色、宗教、性別、国籍、障害の有無、性的指向や性自認、その他の法的に保護された基盤に関係なく、資格のあるすべての応募者を対象として考慮します。
  
  代理店の方へ：当社はこの募集に関して代理店とは提携せず、未承諾の履歴書も受け付けておりません。また、未承諾の履歴書や応募者に関連する手数料や費用についても一切責任を負いません。

• About the company

  Gallup, Inc. is an American analytics and advisory company based in Washington, DC Founded by George Gallup in 1935, the company became known for its public opinion polls conducted worldwide.

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