• Job Description

  Req#: 566896

  UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

  Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

  Et nous n'abandonnons jamais.

  Depuis 75 ans, l’UNICEF est une force imparable de changement dans la vie des enfants. Qu’il s’agisse de secours à court terme ou de programmes de développement à long terme, nous travaillons sans relâche pour sauver la vie des enfants, protéger leurs droits et assurer leur avenir.

  Au Sénégal, les dernières années ont été un parcours exceptionnel pour l’UNICEF. Le pays a réalisé des progrès significatifs dans la promotion des droits des enfants et des femmes.

  Aujourd’hui, les enfants sénégalais ont plus de chance que jamais d’atteindre leur cinquième anniversaire. Les décès d’enfants ont considérablement diminué au cours des dernières décennies, une victoire pour les enfants et les femmes. Pouvoir aller à l’école est désormais une réalité pour beaucoup plus d’enfants.

  L'UNICEF et ses partenaires ont mené des efforts intensifs de plaidoyer dans le pays, qui ont abouti à des progrès substantiels en matière de législation, de politiques, de stratégies et de programmation nationale.

  Pour chaque enfant de l'espoir

  Le bureau UNICEF Sénégal pour renforcer sa capacité de réponse pour les enfants et atteindre les objectifs opérationnels recherche pour son unité Administration, Travel & Conférences, une Assistant (e ) "Administrative". Sous la responsabilité de la Chargée de l'Administration, l'Assistant (e) "Administrative" aura à appuyer dans la mise en oeuvre du volume important des requêtes liées à la gestion des voyages et des conférences des 02 bureaux (Pays et Regional). Il/ Elle veillera au strict respect des délais de même qu'au suivi des règles et procédures internes.

  Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

  Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous :

  1. Volet Voyages :

  • Traiter en temps opportun et de manière efficace et efficiente, toutes les demandes de remboursement
  • de voyage pour partage quotidien au superviseur pour vérification et
  • finalisation
  • Maintenir des tableaux de suivi sur les remboursements des voyages traitées (dates, délais de
  • traitement, etc.)
  • Faire le suivi hebdomadaire des rapports de certifications des missions du personnel dans Insight et
  • renforcer les actions nécessaires des staffs et approbateurs pour faciliter le traitement rapide et efficace
  • des demandes de remboursements
  • Soutenir l'assistant de voyage GS6 dans le traitement des autorisations de voyage en cas de besoin et
  • assurer le bon classement de toutes les correspondances.

  2. Volet Réunions et Conférences :

  • Organiser des réunions / conférences, y compris la location de salles et de bus / voitures, les pauses
  • café / déjeuner, les interprètes, le système de sono, etc.
  • Assurer le suivi de toutes les demandes de réunion / conférence reçues et traitées,
  • Assurer la liaison avec les coordonnateurs et les sections budgétaires au sujet des sources de
  • financement requises pour les réunions / événements.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs sur la qualité et la livraison des arrangements de réunion.
  • Visiter les lieux pour aider à organiser les salles de reunion avant l'evènement.
  • Appuyer avec la création de (purchase order) pour des réunions et des conférences d'un cout superieur à 10.000 USD
  • Demander des devis aux fournisseurs de conférences pour la compiliation d'offres sur des tableaux comparatifs et aider à la creation/
  • achat d'articles de faible valeur (
  • Créer et tenir à jour des listes de fournisseurs pour mise à jour régulière
  • Contribution sur les termes de références pour les services de restauration, et autres aspects lies aux
  • conférences
  • Rédiger la correspondance administrative avec les fournisseurs au besoin
  • Évaluer la qualité des services fournis par les fournisseurs au moyen d'enquêtes et de la collecte de commentaires

  3. Volet traitement des factures

  • Assurer la réception rapide des factures liées aux réunions
  • Assurer la certification des factures par les sections demandeurs pour soumission aux Finances
  • Appui avec la creation d'engagement de fonds (Funds commitment) au besoin et s'assurer quil y ait ass
  • assez de fonds disponibles pour le paiement des factures
  • Faire la liaison avec les prestataires pour le paiement des prestations à faible valeur (

• About the company

  UNICEF, also known as the United Nations Children's Fund, is a United Nations agency responsible for providing humanitarian and developmental aid to children worldwide.

Notice